ORGANIZING (Pengorganisasian)

1. PENDAHULUAN
Sifat kerja manajerial menuntut perlunya mengkoordinasikan pekerjaan dalam organisasi. Manajer mengkoordinasikan pekerjaan - pekerjaan yang telah dikhususkan dengan menerapkan fungsi - fungsi manajemen. Dalam postingan sebelumnya telah dibahas tentang Fungsi Perencanaan (Planning). Dalam bab III ini dibahas tentang fungsi Pengorganisasian (Organizing).
Ada baiknya untuk mengetahui terlebih dahulu arti organisasi secara etimologi. Organisasi berasal dari bahasa yunani "Organon" yang artinya alat yang digunakan untuk mencapai tujuan.
Dalam bahasa inggris ada kata to organize yang mengandung arti menyusun bagian - bagian yang terpisah - pisah menjadi suatu kesatuan, sehingga dapat dipergunakan mencapai tujuan. Sedangkan organisasi (Organization) merupakan sistem kerjasama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama.
Lebih luas lagi, James L Gibson mengemukakan definisi organisasi sebagai berikut :

Organisasi adalah suatu unit terkoordinasi terdiri dari setidaknya dua orang, berfungsi mencapai sasaran tertentu atau serangkaian sasaran. Organisasi adalah wadah yang memungkinkan masyarakat dapat meraih hasil yang sebelumnya tidak dapat dicapai oleh individu secara sendiri - sendiri

Untuk membentuk organisasi ini, dilakukan aktivitas yang disebut Organizing (Pengorganisasian) yang dapat didefinisikan sebagai :

Pengengelompokkan aktivitas yang diperlukan untuk mencapai sasaran, penugasan setiap pengelompokkan kepada seorang manajer dengan otoritas yang diperlukan untuk mengawasinya dan provisi untuk koordinasi secara horizontal dan vertikal dalam struktur organisasi perusahaan.

Dengan terwujudnya struktur organisasi akan berguna untuk atau dengan terwujudnya struktur organisasi akan berguna untuk :
1. Memperjelas lingkungan sehingga semua orang tahu siapa yang harus melakukan tugas tertentu dan siapa yang harus bertanggung jawab atas hasil - hasil yang dicapai.
2. Menghilangkan hambatan - hambatan dalam pelaksanaan kerja yang disebabkan oleh kebingungan dan ketidak tentuan pemberian tugas.
3. Untuk mengadakan jaringan komunikasi pengambilan keputusan yang mencerminkan dan mendukung sasaran perusahaan.

Dengan kata lain agar pengorganisasian terbentuk dan bermakna bagi orang - orang, maka peran itu harus mencakup :
1. Sejumlah tujuan yang dapat diverifikasi (yang merupakan tugas perencanaan).
2. Konsep yang jelas mengenai kewajiban atau aktivitas yang terlibat.
3. Bidang kebijakan atau otoritas yang dimengerti.
4. Tersedianya informasi dan sarana yang diperlukan untuk pelaksanaan suatu peran.



2. ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL
1. Organisasi formal
Barnard mengemukakan bahwa suatu organisasi formal adalah jika aktivitas seseorang atau lebih dikoordinasi secara sadar menuju suatu tujuan tertentu.
Selanjutnya Barnard menyatakan bahwa organisasi formal lahir bilamana orang - orang:
1. Dapat berkomunikasi satu sama lain
2. Bersedia untuk bertindak
3. Secara bersama - sama mempunyai suatu tujuan.

Ciri - ciri organisasi formal tersebut, tidak sepenuhnya diterima oleh peranannya, minimal karena dua alasan yaitu :
1. Tidak setiap tindakan kelompok dengan tujuan umum dapat disebut sebagai organisasi formal.
2. Tidak ada organisasi formal yang dapat melibatkan semua hubungan perusahaan manusia.

Harold Koontz mengemukakan dua prinsip untuk pemantapan organisasi formal yang efektif.
1. Prinsip kesatuan sasaran : bahwa suatu struktur organisasi adalah efektif bila struktur tersebut memungkinkan sumbangan dari setip individu dalam pencapaian sasaran perusahaannya.
2. Prinsip efisiensi : bahwa struktur organisasi adalah efisien bila memudahkan pencapaian tujuan tujuan ole orang (artinya struktur itu efektif), dengan konsekuensinya tak terduga atau biaya yang minim.


2. Organisasi Informal
Menurut Barnard organisasi tidak formal adalah setiap aktivitas pribadi gabungan, tanpa tujuan gabungan yang sadar. Hubungan-hubungan antara individu/kelompok tidak ada dalam bagan organisasi :
Type-type organisasi informal :
Organisasi informal oleh para sosiolog diklasifikasikan sebagai kelompok kekeluargaan, persahabatan, klik sub klik.
• Kelompok kekeluargaan dan persahabatan, terbentuk karena adanya kecocokan satu sama lain, pergaulan yang erat baik didalam maupun diluar perusahaan disertai komunikasi informasi yang intensif.
• Klik, terdiri dari orang-orang yang biasanya adalah rekan-rekan kerja yang akrab yaitu orang - orang dengan kedudukan tertentu dalam organisasi, personalia, perekayasaan (engineering) atau orang-orang yang mewakili berbagai aktivitas yang merasa perlu bekerjasama.
• Sub Klik, terdiri dari satu atau beberapa orang yang menyatukan diri dengan sebuah klik, sub klik dapat mengendalikan klik, yang pada gilirannya dapat mengendalikan seluruh kelompok formal.
Tujuan Organisasi Informal :

1. Untuk memenuhi kebutuhan manusia yang tidak dapat dipenuhi oleh organisasi formal, antara lain melanggengkan budaya kelompok yang dapat dimanfaatkan untuk misalnya, mempertahankan standar pendidikan, disiplin atau pelantikan tertentu.
2. Untuk memenuhi kebutuhan akan informasi, jika informasi melalui jalur formal berjalan lambat. Supaya organisasi informal bersifat konstruktif terhadap pencapaian tujuan organisasi, diperlukan kelihaian pemimpin untuk memanfaatkannya.

Dari uraian terdau tentang pengertian pengorganisasian dan pemahaman tentang struktur organisasi, dapat disimpulkan bahwa struktur organisasi seharusnya :
1. Mencerminkan tujuan - tujuan dan rencana-rencana.
2. Mencerminkan otoritas yang tersedia bagi manajer-manajer.
3. Mencerminkan lingkungannya yang tergambar dalam premis-premis yang bersifat ekonomis politis, teknologis, sosial atau etis.
4. Organisasi harus diisi dengan staf yang teridiri dari orang - orang.

Perlu ditekankan bahwa pengorganisasian harus didasarkan pada kontinjensi dan situasi, yaituahwa dalam menyusun organisasi baik jenis struktur organisasi, desain organisasi dan lain-lainnya harus disesuaikan dengan situasi dan kebutuhan-kebutuhan serta kemungkinan yang dihadapi.


3. SPAN OF MANAGEMENT (Rentang Manajemen) dan HIERARCHIE (tingkat-tingkat organisasi)

Dalam aktivitas pengorganisasian perlu diperhatikan masalah rentang manajemen dan tingkat tingkat organisasi.
Rentang manajemen perlu dibedakan dengan rentang kontrol (Span of Control), yang terfokus pada fungsi pengendalian/pengawasan.
Adapun Span Of Management dapat diartikan sebagai : Batas kemampuan manajer dalam memenej (termasuk mengendalikan) bawahannya yang langsung, secara efektif dan efisien.
Untuk mewujudkan kondisi yang efektif dan efisien tersebut sangat ditentukan oleh hierarchi (tingkat-tingkat organisasi).

Faktor-faktor yang menentukan suatu rentang efektif :

1. Pelatihan para bawahan
2. Kejelasan pendelegasian otoritas (delegation of authority)
3. Kejelasan perencanaan
4. Laju perubahan perusahaan
5. Penggunaan standar sasaran yang dipahami oleh bawahan
6. Keefektifan teknik komunikasi yang digunakan
7. Banyaknya kontak pribadi (hubungan tatap muka)

Prinsip yang benar dari rentang manajemen ialah :
Bahwa ada batas dalam setiap kedudukan manajerial mengenai jumlah orang - orang yang dapat dimanajemeni dengan efektif oleh seseorang, tetapi jumlah tepatnya dalam setiap kasus akan berbeda sesuai dengan pengaruh variabel dasar, dan pengaruhnya pada keperluan dan waktu tertentu.


4. DASAR - DASAR DEPARTEMENTASI

Satu segi dari pengorganisasian adalah mendirikan departement - departemen.
Kata departemen menandakan suatu bidang / devisa atau cabang suatu perusahaan yang berbeda, dimana seorang manajer mempunyai otoritas untuk pelaksanaan aktivitas - aktivitas khusus.
Pola mana yang akan dipakai dlama departementasi tergantung pada situasi - situasiertentu dan apa yang menurut para manajer akan memberikan hasil paling baik dalam situasi yang dihadapi.

Tentang dasar - dasar departementasi dapat dikemukakan sebagai berikut :
1. Departementasi berdasarkan waktu
2. Departementasi berdasarkan fungsi perusahaan (misalnya : produksi, penjualan, pembiayaan dsb.)
3. Departementasi berdasarkan wilayah
4. Departementasi berdasarkan produk
5. Departementasi berdasarkan pelanggan
6. Departementasi yang berorientasi pasar
7. Departementasi berdasar proses atau peralatan
8. Departementasi pelayanan (disebut juga departemen staf)

Dalam praktek tidak ada satu cara yang paling baik sebagai dasar departementasi, yang bisa diterapkan pada semua organisasi dari semua situasi :
Yang paling perlu disadari bahwa departementasi bukan tujuan, tetapi hanyalah metode untuk mengatur aktivitas agar mempermudah tercapainya tujuan - tujuanermasalahan, departementasi bukan pula suatu kebaikan yang murni, karena pemisahan - pemisahan aktivitas satu dasar tertentu dapat menimbulkan masalah - masalah lain, diantaranya kesulitan-kesulitan koordinasi. Oleh sebab itu perlu proses seleksi untuk mempertimbangkan keuntungan - keuntungan relatif dari setiap kebijakan. Pengorganisasian dihubungkan dengan jenis lingkungan organisasi dan situasi yang dihadapi.


5. HUBUNGAN - HUBUNGAN OTORITAS LINI dan STAF

Setelah mengemukakan dasar - dasar departementasi, berikut ini akan dikemukakan jenis otoritas yang terdapat dalam struktur organisasi
Otoritas diartikan sebagai : kuasa untuk menjalankan kebijaksanaan dalam mengambil keputusan - keputusan.
Hubungan - hubungan otoritas baik vertikal ataupun horizontal merupakan faktor - faktor yang memungkinkan organisasi memanfaatkan aktivitas departemental dan membawa koodinasi dalam perusaahan.
Harold Konntz membedakan antara kekuasaan dan otoritas.
Kekuasaan adalah kemampuan individu atau kelompok untuk mempengaruhi keyakinan atau tindakan orang lain atau keompok lain.
Otoritas dalam organisasi adalah kekuasaan dalam suatu jabatan untuk mengambil kebijaksanaan (diskusi) dalam mengambil keputusan.
Jadi kekuasaan adalah suatu konsep yang jauh lebih luas yang bersumber (berasal) dari :
1. Kekuasaan yang berasal dari sumber yang sah (legal) atau sumber resmi.
2. Kekuasaan yang berasal dari keahlian.
3. Kekuasaan yang berasal dari ieferen yakni pengaruh yang dimiliki seseorang karena orang lain mempercayainya.
4. Kekuasaan yang disebab kemampuan untuk memberi ganjaran (imbalan atau reward) terhadap orang lain (bawahan)
5. Kekuasaan yang bersumber dari kemampuan untuk memaksa (coercive power), biasanya muncul dari kekuasaan yang sah untuk misalnya memecat atau menghukum.

Adapun otoritas organisasi, merupakan kekuasaan yang hampir selalu berasaari kekuasaan yang sah
1. Konsep - konsep lini dan staf
Salah satu konsep lini dan staf yang secara luas dipegang teguh ialah bahwa :
• Fungsi - fungsi lini adalah fungsi yang bertanggung jawab langsung atas tercapainya tujuan - tujuan perusahaan.
• Fungsi staf mengacu pada unsur - unsur organisasi yang membantu agar lini bekerja secara efektif untuk mencapai tujuan utama perusahaan.
Tetapi kemudian terjadi perkembangan dalam konsepnya. Suatu konsep mengenai lini dan staf yang lebih cepat dan logis adalah bahwa keduanya hanyalah suatu persoalan hubungan - hubungan.
Dalam otoritas lini, orang mendapatkan seorang pengawas dengan suatu otoritas lini yang mengalir kepada seorang bawahan. Gradasi otoritas ini ditemui dalam semua organisasi sebagai sebuah skala atau rentetan tangga yang tidak putus. Oleh karena itu susunan hierarki ini disebut sebagai prinsip skalar dalam organisasi.
Oleh karena itu otoritas lini menjadi jelas dari prinsip skalar, sebagai hubungan dimana seorang pengawas menjalankan pengawasan langsung terhadap seorang bawahannya, yaitu suatu hubungan otoritasdalam lini atau tangga yang langsung.
Dan sifat hubungan staf adalah sebagai penasehat fungsi orang dalam kapasitas staf yang murni adalah menyelidiki, menel dan memberi nasehat kepada para manajer, kepada siapa dia melapor.


2. Gambar dibawah ini memperlihatkan, hubungan - hubungan otoritas lini dan staf.





6. OTORITAS FUNGSIONAL

Otoritas Fungsional adalah kekuasaan yang bisa dilimpahkan kepada seorang atau suatu departemen, perihal proses, praktek, kebijakan khusus atau hal - hal lain yang berhubungan dengan aktivitas yang dilakukan oleh personil dalam departemen - departemen yang bukan departemennya.
Otoritas Fungsional adalah kekuasaan yang bisa dilimpahkan kepada seorang atau suatu departemen, perihal proses, praktek, kebijakan oleh kepala-kepala departemen lini, pelayanan atau staf. Tetapi lebih sering oleh staf atau pelayanan, sebab mereka biasanya terdiri dari ahli-ahli yang pengetahuannya menjadi dasar pengendalian fungsional.

Contoh gambar otoritas fungsional pada departemen-departemen lini :







Adanya otoritas fungsional dalam organisasi perusahaan, tidak dapat dihindarkan. Suatu pelimpahan otoritas fungsional kepada departemen-departemen staf terdapat hampir pada semua perusahaan - perusahaan besar.
Walaupun demikian pembedaan bahkan pemisahan hubungan - hubungan otoritas lini dan staf dalam struktur organisasi tetap menjadi kenyataan.
Untuk menghindari berbagai masalah kekacauan dan konflik seyogyanya otoritas fungsional digariskan dengan jelas dan terbatas pada bidang - bidang tertentu.


7. PENDELEGASIAN OTORITAS (delegation of authority)

Pendelegasian otoritas dapat diartikan sebagai aktivitas untuk melimpahkan atau menyebarkan otoritas kepada bawahan untuk kepentingan kelancaran proses pencapaian tujuan organisasi.
Untuk menentukan apakah otoritas akan disentralisasikan atau didesentralin, harus berdasarkan pertimbangan jenis apa dan sejauh mana, suatu otoritas akan didelegasikan.

1. Proses keseluruhan pendelegasian otoritas meliputi :
1. Penentuan hasil - hasil yang diharapkan dari orang - orang dalam satu posisi
2. Pemberian tugas - tugas kepada orang - orang dalam satu posisi
3. Para pemegang delegasi bertanggung jawab atas penyelesaian tugas - tugas tersebut.
• Pendelegasian otoritas dapat bersifat umum atau khusus, tertulis atau tidak tertulis, yang terpenting pendelegasian harus jelas.
• Semua delegasi otoritas dapat ditarik kembali oleh sipemberi, sudah menjadi ciri khas dari otoritas bahwa pemiliknya yang semula tidak menyerahkan otoritas ini untuk selamanya. proses penarikan kembali otoritas ini antara lain terjadi dalam aktivitas reorganisasi.


2. Prinsip - prinsip pendelegasian :

Supaya pendelegasian bersifat efektif, hendaknya berpedoman kepada prinsip - prinsip berikut :

1. Prinsip pendelegasian berdasarkan hasil - hasil yang diharapkan maksudnya bahwa otoritas yang didelegasikan harus sepadan atau memadai untuk mencapai hasil - hasil yang diharapkan.
2. Prisip definisi fungsional :
   Bahwa pendelegasian harus sejalan dan sepadan dengan adanya kejelasan fungsi - fungsi setiap departemen dan hal - hal lain yang berkaitan dengan fungsi - fungsi tersebut, sehingga pendelegasian tersebut akan sepadan dengan tanggung jawab yang dituntut dari pihak penerima delegasi otoritas.
3. Prinsip skalar :
   Bahwa proses pendelegasian harus sesuai dan sejalan dengan rantai hubungan - hubungan otoritas langsung dari atasan kepada bawahan diseluruh organisasi.
4. Prinsip tingkat otoritas:
   Bahwa penerima delegasi otoritas memiliki wewenang pengambilan keputusan terbatas hanya pada tingkat otoritas atau tingkat argumentasi dimana dia berkedudukan.
5. Prinsip kesatuan komando :
   Bahwa dalam pendelegasian otoritas harus dijaga benar - benar tentang adanya kesatuan perintah, maksudnya bahwa seseorang jangan sampai mendapat perintah dari beberapa atasan. Meskipun dalam prakteknya, hal demikian (dimana seorang mendapat printah dari beberapa atasan) kadang - kadang sulit dihindari.
6. Prinsip kemutlakan tanggung jawab :
   Bahwa tanggung jawab tidak bisa didelegasikan, oleh sebab itu bawahan yang menerima pendelegasian harus memberikan pertanggung jawaban terhadap pemberi delegasi. Dalam pihak atasan yang mendelegasikan tetap bertanggung jawab atas aktivitas dan hasil yang dicapai bawahannya.
7. Prinsip keseimbangan otoritas dan tanggung jawab.
   Bahwa tanggung jawab seseorang tidak boleh lebih, juga tidak boleh kurang dibandingkan otoritas yang didelegasikan kepadanya.


3. Sikap Pribadi terhadap Pendelegasian

Seorang manajer yang mendelegasikan otoritas supaya tujuan pendelegasian dapat terwujud adalah sebagai berikut :

1. Kesediaan untuk menerima yaitu kesediaan untuk memberi kesempatan kepada ide - ide orang lain.
2. Kesediaan untuk melepaskan.
3. Kesedia untuk membiarkan orang lain membuat kesalahan.
4. Kesediaan untuk mempercayai bawahan
5. Kesediaan untuk menetapkan dan menggunakan pengendalian yang luas


4. Pedoman untuk Mengatasi Pendelegasian yang lemah


1. Definisikan tugas - tugas dan delegasikan otoritas berdasarkan hasil - hasil yang diharapkan.
2. Pilihlah orang berdasar jenis pekerjaan yang akan dilakukan
3. Pelihara garis komunikasi yang terbuka
4. Tetapkan pengendalian yang layak
5. Hargai pendelegasian yang efektif dan asumsi otoritas yang berhasil.

Faktor -Faktor yang menentukan tingkat desentralisasi otoritas :

Para manajer dapat memilih apakah lebih suka mengambil keputusan dalam segala hal diri sendiri (sentralisasi) atau lebih suka mendelegasikan otoritas itu kepada bawahan (desentralisasi). Tetapi tentu saja tidak akan ada sentralisasi ataupun desentralisasi yang mutlak (seratus persen). Oleh sebab itu tingkat desentralsiasi otoritas akan ditentukan oleh faktor-faktor sebagai berikut :

1. Mahalnya suatu keputusan : bahwa desentralisasi akan dilakukan berdasarkan pertimbangan resiko yang akan terjadi apakah lebih baik suatu keputusan itu diambil oleh manajer atau lebih menguntungkan jika diserahkan kepada bawahan.
2. Keseragaman kebijakan : bahwa untuk adanya konsistensi dan keseragaman kebijakan dalam perusahaan, orang lebih memilih cara sentralisasi otoritas. Walau demikian keseragaman kebijakan ini tidak akan mutlak jika menghadapi situasi kondisi yang berbeda - beda.
3. Sejarah perusahaan : Bahwa otoritas itu akan disentralisasi atau desentralisasikan seringkali sangat tergantung kepada sejarah dan kondisi perusahaan yang bersangkutan.
4. Falsafah manajemen : bahwa desentralisasi otoritas, ikut dipengaruhi oleh palsafah yang dianut para manajer. Apa manajer tersebut "penganut" paham demokratis, ataukah pengaruh paham altokratis, ottokratis yang zalim.
5. Keinginan akan kemandirian : bahwa desentralisasi akan sangat ditentukan oleh kehendak adanya kemandirian pada tingkat organisasi, baik kehendak itu berasal dari manajer tingkat puncak maupun dari tingkat bawahannya.
6. Tersedianya manajer : bahwa desentralisasi akan juga dipengaruhi oleh tersedia atau tidak para manajer yang mampu untuk menjalankan atau mengambil kebijakan sendiri pada tingkat organisasi dimana dia menjabat.
7. Teknik-teknik Pengendalian : bahwa sejauhmana desentralisasi akan digariskan, tergantung juga kepada sejauhmana teknik-teknik pengendalian dipahami dan dikuasai. Karena suatu desentralisasi yang luas yang tidak disertai teknik pengendalian yang memadai akan menimbulkan out of control.
8. Pelaksanaan yang didesentralisasi : bahwa desentralisasi tergantung juga kepada jenis masalah yang akan didesentralisasi tergantung juga kepada jenis masalah yang akan didesentralisasikan.
9. Faktor lingkungan ; bahwa desentralisasi dipengaruhi juga oleh faktor lingkungan baik intem maupun ekstern.


8. Organisasi Matriks

Salah satu bentuk organisasi yang makin banyak dipakai ialah yang disebut organisasi matriks.
Inti dari organisasi matrik, adalah bentuk penggabungan departementalisasi fungsional dan departementalisasi produk dalam struktur organisasi yang sama.
Kekuatan departementalisasi fungsional terletak dalam menempatkan para spesialis yang serupa secara bersama, yang meminimalkan jumlah diperlukan, dan memungkinkan pengumpulan dan pendayagunaan sumber daya khusus, untuk semua produk.
Sedangkan departementalisasi produk memudahkan koordinasi diantara spesialitas untuk mencapai tujuan aktivitas secara efektif dan efisien menurut standar waktu dan target anggaran. Selain itu departementalisasi ini memberikan tanggung jawab yang jelas untuk semua aktivitasg dikaitkan dengan suatu produk.
Dengan Struktur matriks ini diharapkan terjadi sinergi antara kedua departementalisasi tersebut.
Karakteristik struktural yang paling menonjol dari organisasi matriks ini adalah bahwa struktur matriks memecah konsep kesatuan perintah (unity of command). karyawan mempunyai dua atasan yaitu manajer departemen fungsional dan manajer departemen produk. Dengan demikian karyawan mendapat perintah dan bertanggung jawab terhadap dua manajer, artinya organisasi matriks ini mempunyai rantai komando rangkap dua.
Dalam gambar Organisasi Matriks dalam Rekayasa dibawah ini digambarkan ada manajer-manajer fungsional yang menjurus fungsi - fungsi rekayasa dan manajer - manajer proyek yang bertanggung jawab untuk mengelola dan menghasilkan produk - produk akhir, suatu proyek anggota/karyawan dalam struktur matriks mempunyai penugasan dual : misalnya insinyur melaporkan kepada kepala insinyur mesin, maupun kepada manajer proyek.

Tweet

Subscribe to receive free email updates: