STAFFING ( Pengisian Jabatan )

1. Pendahuluan

Pengisian jabatan sangat berhubungan erat dengan fungsi pengorganisasian, bahkan banyak penulis teori manajemen membahas pengisian jabatan sebagai suatu tahapan dari fungsi pengorganisasian. Pembahasan tentang fungsi staffing ini dipisahkan dari pembahasan tentang fungsi organizing disebabkan beberapa alasan, bahwa pengisian jabatan memberikan penekanan lebih besar pada unsur manusia, terutama dalam hal pemilihan, penilaian dan pengembangan sumber daya manusia, selain itu untuk menekan bahwa proses mengisi jabatan bukan tanggung jawab bagian personalia, melainkan salah satu tugas utama manajer, Dengan demikian organisasi benar-benar diisi oleh tenaga kerja yang memenuhi syarat.

Betapa pentingnya fungsi staffing dalam proses manajemen, dapat dilihat dari definisi berikut ini :
Staffing adalah proses pengisian jabatan dalam struktur organisasi dengan cara mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja, mendaftar tenaga kerja yang ada, merekrut, memilih, menempatkan, promosi, menilai, memberi imbalan dan melatih orang yang diperlukan.




Oleh sebab itu, pada saat ini fungsi Staffing sering disebut pula dengan istilah Manajemen Sumber Daya Manusia, yang dibahas dalam mata kuliah tersendiri. Maka dalam mata kuliah Pengantar Manajemen ini pembahasan mengenai pengisian jabatan, dicukupkan tentang hal – hal yang paling pokok.

Pengisian jabatan yang dapat memberi hasil yang objektif, mengharuskan menempuh pendekatan system terbuka (open system approach), yakni terbuka dalam lingkup perusahaan serta terbuka terhadap lingkungan luar perusahaan :


1. Faktor internal perusahaan yang harus diperhatikan seperti : kebijakan personalia, system organisasi, system imbalan dan sebagainya. Dengan demikian dapat menempatkan manajemen yang benar – benar berkualitas.


2. Faktor eksternal perusahaan yang tidak dapat diabaikan, karena dari lingkunganlah diharapkan mendapat calon – calon manajer yang berpotensi untuk menjadi manajer yang berpendidikan dan berketerampilan tinggi.










Persyaratan posisi jabatan dan racangan pekerjaan (job design)


Untuk memilih manajer secara efektif dibutuhkan pengetahuan yang jelas mengenai sifat dan tujuan jabatan yang akan diisi, oleh karena itu harus dibuat analisis jabatan secara objektif. Diantaranya keterampilan apa yang dibutuhkan untuk tingkat organisasi dan jabatan yang berbeda.
Secara rinci perlu dieprhatikan langkah – langkah berikut :


• Mengidentifikasi persyaratan pekerjaan


• Ruang lingkup tugas harus tepat


• Jabatan itu harus merupakan pekerjaan yang penuh (full-time) dan banyak tantangan.


• Pekerjaan itu harus mencerminkan keterampilan manajer yang dibutuhkan.

Karena orang menghabiskan sebagian besar waktunya dalam pekerjaannya maka penting untuk merancang pekerjaan, sehingga menjadi senang pada pekerjaannya. Ini memerlukan kerangka pekerjaannya yang tepat, yang mecakup isi, fungsi serta hubungan pekerjaan – pekerjaan tersebut.
Rancangan pekerjaan ini bisa mengenai jabatan perseorangan ataupun pada kelompok kerja. Perlu pula diperhatikan factor – factor yang memperngaruhi rancangan pekerjaan, seperti perbedaan antara para individu, teknologi yang digunakan, biaya, struktur organisasi dan iklim internal.










Keterampilan dan sifat yang diperlukan oleh seorang manajer
Untuk menjadi efektif, seorang manajer dituntut untuk memiliki keterampilan tertentu, Robert L Katz mengemukakan tiga keterampilan bagi para administrator yaitu :


1. Keterampilan teknis (technical skill)
2. Keterampilan manusiawi (human skill)
3. Keterampilan konseptual (conseptual skill)

Harold Koontz menambah dengan ketermpilan yang keempat yakni keterampilan merancang, Sedangkan sifat sifat perseorangan yang diperlukan oleh seorang manajer adalah :



1. Keinginan untuk mengelola
2. Kemampuan berkomunikasi dengan tenggang rasa
3. Memiliki pengalaman dan prestasi sebagai manajer

Setelah jabatan dalam organisasi ditentukan, serta persyaratan posisi jabatan dan persyaratan manajer ditetapkan, maka para manajer diperoleh melalui proses rekrut, seleksi dan promosi.


• Merekrut, berarti menarik calon manajer untuk keperluan memenuhi sasaran perusahaan. Calon yang direkrut adalah mereka yang cocok dengan persyaratan jabatan yang berhubungan langsung dengan tugasnya.
• Seleksi, berarti memilih dengan cara objective dari antara calon – calon, seorang yang paling sesuai dengan persyaratan jabatan.
• Penempatan, berarti menugaskan kepada seorang tertentu untuk memegang jabatan sesuai dengan kekuatan dan kelemahan dari orang tersebut.
• Promosi, berarti mengangkat orang dari dalam perusahaan untuk kedudukan yang lebih tinggi.










Penilaian dan Pengembangan manajer


Setelah para manajer ditempatkan dan menjalankan tugasnya maka dilakukan penilaian secara terprogram. Menurut penelitian Conference Board pada 239 perusahaan, Sasaran program penilaian manajer mencakup langkah – langkah pokok sebagai berikut : pengembangan manajer pengukuran prestasi, peningkatan prestasi, tata usaha imbal jasa, penemuan mereka yang berpotensi, umpan balik, perencanaan tenaga kerja dan komunikasi.

Adapun pengembangan manajer merupakan upaya untuk memajukan manajer dalam belajar bagaimana mengelola perusahaan, supaya jadi manajer yang ktif. Program pengembangan manajer semestinya memperhatikan hal – hal berikut :


1. Pengembangan manajer terbuka bagi mereka yang terpilih (memenuhi syarat)
2. Manajer puncak harus secara aktif mendukung program ini.
3. Latihan dan pengembangan harus melibatkan manajer dari semua tingkatan.
4. Kebutuhan latihan dan pengembangan bermacam – macam, disesuaikan dengan jabatan pada jenjang yang berbeda dan kebutuhan khas masing – masing orang.
5. Methoda latihan dan pengembangan ditentukan oleh kebutuhan.
6. Dalam latihan dan pengembangan, teori dan praktek harus berjalan bersama – sama.

Proses latihan dan pengembangan ini harus melalui langkah – langkah analisis mengenai pekerjaan yang sekarang, pekerjaan berikutnya, dan kebutuhan masa depan.
Proses latihan dipekerjakan (on the job training) merupakan satu cara pendekatan pada pengembangan manajer mencakup berbagai aktivitas, yaitu :

1. Plannet progression (kemajuan yang terencana) yaitu program latibertahap, melalui jenjang paling bawah menuju jenjang lebih tinggi.
2. Job Rotation (perputaran jabatan/pekerjaan), yaitu para manajer diberi kesempatan mengenal dan memegang jabatan yang berbeda – beda.
3. Penciptaan jabatan “assisten pada…”, yaitu memberi kesempatan para trainee (peserta latihan untuk bekerja secara dekat dengan manajer yang berpengalaman untuk memberi tuntutan kepada trainee.
4. Promosi sementara, yaitu seseorang ditunjuk sebagai “pejabat” manajer (acting manajer) pada saat – misalnya manajer sedang cuti, sakit, dll.
5. Komite dan Dewan Yunior, yaitu para trainee diberi kesempatan memberi laporan dan saran kepada komite atau dewan, untuk menunjukkan kemampuan analisis dan konseptial mengenai bidang pekerjaan.
6. Pelatihan (coaching) yang efektif, yaitu pelaksanaan pelatihan yang benar – benar sesuai program dengan kerja sama yang baik antar atasan dan para trainee, serta partisipasi yang bertanggung jawab dari semua pihak.










Konflik Organisasi


Konflik merupakan bagian dari kehidupan berorganisasi dan dapat terjadi didalam diri perorangan, diantara perorangan, antara perorang dengan kelompok dan antara kelompok, Walaupun konflik umumnya dianggap sebagai disfungsional, hal ini dapat pula bermanfaat karena dapat mengungkapkan dan menyajikan suatu masalah dalam pandangan yang berbeda.


1. Sumber Konflik

Konflik dalam organisasi dapat disebabkan berbagai hal :


1. Organisasi masa kini yang makin kompleks, dimana karena tingginya ketergantungan antara tugas – tugas, dapat menumbuhkan konflik.
2. Sasaran masing – masing pihak seringkali tidak bersamaan, terutama kalau pihak – pihak itu saling bersaing merebutkan sumber daya yang terbatas.
3. Perbedaan tata nilai yang dianut orang – orang, serta pandangan yang berbeda dapat pula menimbulkan konflik.
4. Kedudukan atau jabatan yang berbeda (seperti jabatan lini dan jabatan staf), gaya kepemimpinan, kurang komunikasi, latar belakang pendidikan dan sebagainya, dapat menimbulkan konflik.


2. Mengelola konflik

Pada umumnya mengelola konflik adalah sebagai berikut :

1. Memfokuskan pada hubungan antar pribadi, antara lain :


1. Penghindaran (aroidance), yaitu berupaya menghindarkan terbentuknya situasi yang dapat menumbuhkan konflik.
2. Penghalusan (smoothing) menekankan pada persetujuan dan kesamaan sasaran dan mengecilkan ketidak sesuaian.
3. Pemaksaan (forcing) memaksakan pandangan seseorang kepada orang lain.
4. Kompromi, menyetujui atau menerima sebagian pandangan atau tuntutan pihak lain.


2. Memfokuskan pada pendekatan structural, yaitu :


1. Merubah dan memadukan sasaran kelompok yang berbeda
2. Merubah kerangka organisasi dan memperjelas hubungan tanggung jawab.
3. Meningkatkan koordinasi kegiatan – kegiatan yang berbeda
4. Penataan kembali tugas dan lokasi kerja, supaya pihak yang terlibat konflik tidak berhubungan.
5. Mengevaluasi proses kerja yang ada dari memilih proses yang lebih tepat.










Pengembangan Organisasi


(Organization development = OD)


• OD adalah pendekatan yang sistematis, terencana, terpadu dan berkesinambungan, difokuskan pada perubahan untuk meningkatkan efektivitas perusahaan.



• OD dirancang untuk memecahkan masalah – masalah yang menghambat efisiensi kegiatan pada semua tingkatan, misalnya meliputi masalah – masalah kurangnya kerjasama, disentralisasi berlebihan, komunikasi yang buruk, dsb.



• OD melibatkan berbagai teknik : latihan laboratorium, latihan kisi manajer (managerial grid training) dan survai umpan balik (feed back dari konsumen). Selain itu para praktisi menggunakan pula teknik : pembentukan tim (team building), konsultasi proses (process consultation), pemerkayaan pekerjaan (job enrichment) modivikasi perilaku organisasi (organitation behavior modification) dan manajemen demi sasaran (manajemen by objective).



• OD merupakan pendekatan yang bersifat melihat situasi (bersifat kontinjensi) untuk meningkatkan efektivitas perusahaan.


Berikut ini gambar sebuah model proses DO dari HMF Rush



Pengembangan Strategi Perubahan Penemuan Masalah Diagnosaa Organisasi Umpan Balik Campur Tangan Pengukuran Penilaian

Selanjutnya berikut ini diuraikan salah satu dari berbagai teknik OD, yakni manajeriaal grid training (kisi OD), yang terdiri dari 6 (enam) tahapan.


• Tahap 1 adalah pengenalan pada konsep dasar kisi yang bertujuan mengembangkan perhatian yang tinggi pada orang dan para produksi.


• Tahap 2 meneruskan tahap 1, dengan focus pada orang sebagai tim, bukan orang sebagai individu. Dalam tahap ini anggota kelompok menetapkan standar, menetapkan dan mengembangkan cara mencapai sasaran dan menemukan hambatan – hambatan yang menghalangi perusahaan dalam mencapai potensi yang penuh.


• Tahap 3 Pengembangan dalam kelompok (intergroup development). Dalam tahap ini OD benar – benar dimulai. Fokusnya sekarang pada organisasi bukan perorangan. Tujuannya untuk memperkecil konflik diantara kelompok yang bekerjasama.


• Tahap 4 Penetapan sasaran organisasi. Dalam tahap ini manajemen puncak menetapkan sasaran perusahaan dan merancang model strategi perusahaan yang ideal. Anggota tim pembuat kebijakan ini para manajer dari semua fungsi perusahaan seperti produksi, teknik, penjualan, keuangan, personalia,


• Tahap 5 Penerapan model strategi, Para manajer dari semua tingkatan bertanggung jawab atas pelaksana kegiatan untuk mencapai sasaran DO . Tahap ini dapat berlangsung beberapa tahun.


• Tahap 6 Merupakan kritik yang sistematis. Para manajer menilai prestasi maupun kesalahan masalalu (tahap sebelumnya) dan membahas tantangan baru.










Ringkasan Prisip – Prinsip Utama


Tidak ada prinsip pengisian jabatan yang diterima secara universal, Namun Demikian, yang dapat berguna sebagai pedoman untuk memahami bidang staffing ini, Prinsip ini dikelompokkan menjadi :
“maksud” dan “proses” staffing.


1. Maksud Staffing
Prinsip staffing yang objektif adalah : menjamin agar jabatan organisasi dipegang oleh mereka yang memenuhi syarat, yang mau dan mampu menjabatnya, yang dapat diwujudkan dengan jelasnya definisi jabatan organisasi dan sumber daya manusia yang dibutuhkan, ditunjang oleh teknik pelatihan dan teknik penilaian yang baik. Oleh sebab itu maka prinsip staffing (mengenai maksud) dapat dijabarkan menjadi dua hal pokok :


• Pertama : menekankan pentingnya keinginan dan kemampuan untuk memikul tanggung jawab manajemen 


• Kedua : Menekankan kepada bidang pengetahuan yang perlu dikuasai mengenai praktek manajemen, dengan cara penerapan pendekatan system dalam pengisian jabatan sehingga organisasi memiliki definisi kerja, penilaian yang efektif serta system latihan dan pengembangan yang efektif.


2. Proses Staffing

Mengenai proses staffing yang efektif hendaknya diterapkan prinsip – prinsip sebagai berikut :


1. Prinsip definisi jabatan : karena dalam organisasi perusahaan terdapat berbagai dimensi dan jenis jabatan, maka masing – masing jabatan harus didefinisikan secara jelas dan kebutuhan mengenai SDM nya akan berbeda – beda pula. Dengan demikian status, kekuasaan, gaji dan kesempatan meraih prestasinya akan berbeda – beda.
2. Prinsip penilaian manajer (managerial appraisal) : sasaran dan kebutuhan kegiatan manajer harus dirumuskan dengan jelas, supaya penilaian manajer dapat dilakukan secara akurat. (ingat penilaian berdasarkan MBO) Pada pokoknya penilaian terhadap manajer sebagai manajer, diukur dengan menimbang seberapa bai Planning, Organizing, Staffing, Leading dan Controling dilaksanakan.
3. Prinsip persaingan : prinsip ini menekankan pentingnya kesempatan yang sama dan terbuka bagi calon manajer yang berasal dari dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan. Begitu pula harus terdapat kesempatan yang sama dalam masalah latihan dan pengembangan.
4. Prinsip latihan dan pengembangan : Bahwa latihan dan pengembangan, hendaknya dilaksanakan secara terencana, terpada dan berkesinambungan. Untuk itu maka latihan dan pengembangan harus terpadu atau berhubungan erat dengan fungsi – fungsi manajemen, sasaran perusahaan dan kebutuhan professional para manajer tersebut.
5. Prinsip Sasaran Latihan : supaya latihan berjalan efektif dan nantinya berdampak optimal terhadap pencapaian sasaran perusahaan, maka latihan harus direncanakan dan dilaksanakan dengan berdasarkan kepada analisis kebutuhan latihan (latihan dalam bidang apa yang benar – benar dibutuhkan)
6. Prinsip pengembangan yang kontinyu : Bahwa setiap manajer dituntut untuk terus menerus melakukan pengembangan diri, karena tuntutan kemanjuan perusahaan dan persaingan selalu meningkat. Para manajer perlu menambah dan memperbaharui pengetahuannya, keterampilannya serta sikap pribadinya.

Tweet

Subscribe to receive free email updates: