Manajemen sebagai suatu sistem

Arti manajemen yang sesungguhnya yaitu penerapan pengetahuan pada kenyataan untuk mencapai hasil yang diinginkan.


Para manajer selalu harus memperhitungkan sejumlah besar pengaruh dan variabel yang berinteraksi dalam melakukan pekerjaan mereka.

Perusahaan, Departemen, Seksi, dsb. merupakan suatu sistem, Suatu departemen, misalnya beroperasi di dalam suatu sistem perusahaan. Baik departemen maupun perusahaan beroperasi di dalam sebuah indrustri yang merupakan sistem yang kompleks dari unsur - unsur yang saling mempengaruhi.

Apakah Sitem itu?

• Oxford English Dictionary membuat definisi sistem sebagai berikut :
"Sekumpulan atau rangkaian dari sejumlah hal yang saling berhubungan atau saling tergantung, sehingga membentuk suatu kesatuan yang kompleks, suatu keseluruhan yang terdiri dari bagian - bagian yang telah disusun dengan teratur menurut sekema atau rencana tertentu"


• Random House Dictionary of the English,
Menambahkan definisi system, yaitu : "suatu kumpulan fakta, prinsip, doktrin dan lain - lain macamnya dalam bidang khusus mengenai pengetahuan atau pemikiran, Kumpulan itu tersusun rapi dan bersifat komprehensif"


• Definisi di atas, menunjukan bahwa hampir seluruh hidup adalah suatu sistem. Contohnya : tubuh, rumah, keluarga, universitas, perusahaan, badan pemerintahan, negara ds. Setiap sistem mempunyai sejumlah subsitem, dan setiap sistem berhubungan dengan sistem yang lain.

Konsep Konsep Pokok tentang Teori Sistem

1. Suatu sistem seperti halnya sebuah perushaan, tidak hanya penjumlahan dari bagian - bagiannya, ia harus dipandang sebagai keseluruhan.


2. Sistem dapat dianggap sebagai "tertutup" dan "terbuka". Dianggap "tertutup" jika tidak berinteraksi dengan lingkungannya, seperti jam weker yang bekerja hanya dengan pegas yang terdapat di dalamnya. Dianggap "terbuka" saling bertukar informasi, energi atau bahan - bahan, dengan lingkungannya, seperti terjadi dalam sistem biologis (tubuh manusia atau hewan) sistem ts (kendaraan, pabrik), dst.


3. Agar dapat dipandang sebagai sistem, ia harus mempunyai "batas-batas" yang memisahkan dari lingkungannya. Sistem tertutup batasnya tertutup dan kaku, sedangkan sistem terbuka, batasnya tidak tertutup dan bisa ditembus, bahakan seringkali batas - batasnya agak kabur.


4. Agas sistem terbuka dapat terus berlangsung, sekurang - kurangnya harus mencapai keadaan dimana ia menerima lebih banyak input dari lingkungannya untuk mengimbangi output plus energi dan bahan yang dipakai dalam penggunaan sistem tsb. Perusahaan akan mati jika inputnya lebih sedikit dari pada outputnya. Perusahaan akan tumbuh dan berkembang jika inputnya lebih banyak daripada outputnya.


5. Supaya suatu sistem mencapai keseimbangan dinamis (homo statis dinamis) maka harus terjadi feed back (umpan balik) yaitu input yang bersifat informatif yang memberitahu apakah sistem itu lam keadaan mantap atau sebaliknya. Sebenarnya suatu keseimbangan dinamis itu yang menjadi tujuan utama dari pengendalian manajerial.


6. Dengan mengecualikan alam semesta, sebenarnya semua sitem adalah sub sistem. Dengan kata lain setiap sistem terdiri dari beberapa subsistem, dan dilain pihak menjadi bagian dari supra sistem. Sebuah mobil terdiri dari berbagai subsistem, dan ketika mobil sedang dikendara, ia merupakan subsistem dari arus lalu lintas, arus lalu lintas merupakan subsistem dari sistem transportasi, dst. Jadi dalam sistem terdapat hierarchi (tingkatan/sususnan).


7. Sistem terbuka, dan sistem sosial khususnya, cenderung kepada perluasan dan deferensiasi yang meningkat. Dengan kata lain, sejalan dengan pertumbuhannya, sistem terbuka akan cenderung menjadi lebih khusus dalam unsur - unsurnya dan memperluas strukturnya. Seringkali pula memperluas batas-batasnya dan atau menciptakan suptra sistem baru dengan batas - batas yang lebih besar.


8. Para ahli teori sistem, menekankan bahwa sistem sosial terbuka dapat mencapai homeo statis dinamis (keadaan mantap) dengan bermacam - macam cara, melalui konsep atau proses yang disebut equinalty (dalam hasil yang sama).

1. INPUT dan PARA "PENGKLAIM"
Input dari lingkungan luar meliputi manusia, modal, keterampilan manajerial serta pengetahuan dan keterampilan teknik. Disamping itu berbagai kelompok mengajukan tuntutan (klaim) kepada perusahaan, misalnya ; Karyawan, menghendaki gaji lebih tinggi, jaminan kerja, dsb. Konsumen, menuntut produk atau jasa yang lebih baik dan harga yang pantas. Para Pemasok (supplier), menghendaki jaminan bahwa produk mereka akan dibeli. Pemegang Saham tidak hanya menginginkan return (pengembalian) yang layak atas investasi mereka tetapi juga jaminan atas uang mereka. Pemerintah Pusat dan Daerah selain mengharapkan pembayaran pajak, juga menuntut supaya perusahaan mentaati undang - undang. Begitu pula masyarakat mengkalaim agar perusahaan menjadi warga "yang baik", yang menyediakan lapangan kerja, memiliki kepedulian sosial, serta berwawasan lingkungan (antara lain mengupayakan agar pencemaran seminimal mungkin).
Para pengklaim yang lain adalah lembaga - lembaga keuangan, Serikat pekerja dan perusahaan lain yang menuntut persaingan yang positif.
Jelas bahwa tuntutan - tuntutan tersebut satu sama lain ada yang tidak cocok bahkan sering bertentangan. Adalah tugas dari para manajer untuk menselaraskan tuntutan - tuntutan yang berbeda tersebut.


2. PROSES TRANSFORMASI MANAJERIAL
Manajer bertugas mentransformasikan input - input dengan cara - cara yang efektif dan efisien untuk menghasilkan output.
Proses transformasi tersebut dapat dipandang dari perspektif yang berbeda :
• ada yang memusatkan dari sudut pandang fungsi - fungsi perusahaan seperti fungsi keuangan, fungsi produksi, fungsi kepegawaian, fungsi pemasaran dsb.
• Para penulis yang termasuk aliran perilaku memusatkan perhatian terhadap hubungan antar pribadi.
• Para penulis ahli teori sistem sosial memusatkan perhatian pada interaksi sosial, dsb.
• Harold Koontz dan Cyril O'Donnel dan para ahli yang mengajukan pendapat tentang FUNGSI - FUNGSI MANAJERIAL, mengunakan fungsi manajerial sebagai kerangka kerja dalam proses transformasi, yaitu : PLANNING, ORGANIZING, STAFFING, LEADING, CONTROLING.


3. SISTEM KOMUNIKASI
Komunikasi melingkupi keseluruhan proses manajerial yaitu :
1. Mengintegrasikan fungsi - fungsi manajerial :
Bahwa Komunikasi bermanfaat untuk mengkomunikasikan perencanaan supaya diketahui, difahami baik oleh para manajer maupun pelaksana ditingkat bawah. Dalam pengorganisasian suatu struktur organisasi yang tetap bisa di tetapkan melalui proses komunikasi. Untuk mengisi peran (lowongan) dalam fungsi staffing, komunikasi merupakan kegiatan pokok dalam mengadakan seleksi dan penilaian pegawai, pelatihan para manajer, dsb. Dalam kepemimpinan sebagai realisasi fungsi leading, akan berjalan efektif dan efesien serta suasana kerja yang harmonis, tergantung pada kemampuan berkomunikasi. Begitu pula suatu pengendalian/pengawasan atau controlling akan mencapai sasaran dan tujuan dengan menggunakan cara - cara komunikasi yang baik.
2. Fungsi kedua dari sistem komunikasi adalah menghubungkan perusahaan dengan lingkungan luarnya, dimana terdapat para pengklaim supaya dapat memonitor dan menganalisis secara akurat apa yang menjadi tuntutan lingkungan luar serta sedapat mungkin menselaraskan (mengintegrasikan) tuntutan - tuntutan tersebut dengan tujuan perusahaan. Dengan komunikasi pula para manajer akan mengetahui, memahami, dan mengantisipasi langkah - langkah dari para pesaing



4. VARIABEL EKSTERNAL
Variabel - variabel eksternal yang ada dan terjadi di lingkungan luar seperti peluang, kendala dan lain - lainnya perlu terus menerus diamati supaya berdampak positif terhadap proses pencapaian tujuan, setiap peluang hendaknya dimanfaatkan sebaik mungkin setiap kendala dapat diatasi secara cermat.


5. OUTPUT
Dengan melalui fungsi - fungsi manajerial, seorang manajer mentransformasikan input menjadi output. Outputsebut biasanya terdiri dari sekurang - kurangnya satu atau lebih hal - hal berikut : Produk, Laba, Jasa, Kepuasan serta Integrasi dari keinginan - keinginan dari para pengklaim perusahaan.


6. PEMULIHAN DAYA GERAK SISTEM
Aspek terakhir dari model sistem manajemen operasional, adalah pemulihan daya gerak sistem, yaitu bahwa beberapa dari Output akan menjadi Input kembali. Misalnya kepuasan karyawan, akan menjadi input yang penting dalam SDM. Begitu pula laba akan diinvestasikan kembali dalam bentuk barang modal sperti mesin, gedung, persediaan, peralatan dsb.

Tweet

Subscribe to receive free email updates: