PLANNING (Perencanaan)

1. Pendahuluan
Planning atau perencanaan merupakan tindakan untuk menentukan sesuatu yang akan dilakukan pada masa yang akan datang. Planning adalah proses penentuan tujuan dan cara pencapaian tujuan. Jadi disini ada proses pengambilan keputusan mengenai tujuan yang akan dicapai dan cara yang akan dilakukan. George R. Terry berpendapat bahwa pencapaian yang baik harus dapat menjawab basic question (pertanyaan dasar) mengenai 5 W 1 H yakni What (apa), Who (Siapa), When (Kapan), Where (dimana), Why (Mengapa), dan How (bagaidmana). Oleh karena itu perencanaan merupakan proses pengambilan keputusan mengenai yang akan datang tentang apa, siapa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana. Dengan demikian perencanaan merupakan fungsi utama dalam manajemen yang sangat menentukan keberhasilan pencapaian tujuan.

2. Manfaat Planning
Adapun manfaat planning dapat dikemukakan sebagai berikut :
1. Planning mengurasi ketidak pastian dan memperkecil resiko. Dalam hal ini Harold Koontz mengemukakan planning premises atau premis - presmis perencanaan yang fungsinya memperkirakan situasi yang akan datang, disaat perencanaan akan diimplementasikan, sehingga mengurangi ketidakpastian dan memperkecil resiko.
2. Planning memberi arahan kepada unit - unit organisasi, sebagai unit - unit pelaksana.
3. Planning merupakan pedoman dalam fungsi controlling (pengawasan dan pengendalian).
4. Planning memungkinkan aktivitas pencapaian dalam manajemen menjadi efektif dan efesien.


3. Ukuran keberhasilan planning
Berbagai pendapat mengenai ukuran keberhasilan perencanaan, salah satunya adalah pendapat Peter Drucker yang menyatakan bahwa ukuran keberhasilan perencanaan adalah sebagai berikut :
1. Effectiveness (keefektifan), yakni do the right things, maksudnya melakukan sesuatu yang benar yang seharusnya dikerjakan, berupa penentuan tujuan yang tepat dengan membandingkan realitas yang dicapai dengan tujuan yang telah ditentukan.
2. Efficiency (Keefisienan), yakni do the things right, maksudnya melakukan pekerjaan dengan benar, dengan input sedikit terjadi penghematan sebagai dampak dari cara kerja yang benar . ukurannya adalah dengan membandingkan realitas input dengan input standar.
3. Productivity (produktivitas), yakni kondisi objectif sebagai "akibat" dari kinerja yang biasanya ditunjukan atau digambarkan dalam wujud mutu dan jumlah (kualitas dan kuantitas)


4. Hakikat perencanaan
Sifat hakikat perencanaan dapat disoroti dari empat prinsip :
1. kontribusi pada sasaran dan tujuan, maksudnya bahwa tujuan setiap rencana adalah untuk memudahkan pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan.
2. Aspek primer dari perencanaan, maksudnya bahwa perencanaan merupakan fungsi pertama yang dilakukan sebelum fungsi - fungsi lainnya seperti, pengorganisasian, pengisian lowongan, pemimpinan, dan pengendalian.
3. Aspek daya serap perencanaan, maksudnya bahwa karena perencanaan merupakan fungsi setiap manajer pada berbagai tingkatan dan berbagai bagian perusahaan, maka selayaknya perencanaan diketahu dan dipahami kemudian diimplementasikan oleh semua pihak dalam perusahaan.
4. Aspek efisiensi rencana, maksudnya bahwa setiap rencana harus menjamin efisiensi, yang diukur dari jumlah kontribusinya kepada pencapian tujuan dan sasaran dengan membandingkan iput dan outputnya, atau dalam konkritnya dengan memperhitungkan biaya, jam kerja, kepuasan pekerja sebagai individu dan kelompok, dsb.


5. Klasifikasi Rencana
Klasifikasi rencana atau disebut juga jenis - jenis rencana yang disusun secara hierarchis, adalah sbb. :

1. Maksud atau Misi (Purpose or Mission)
Setiap prinsip operasi yang diorganisasikan harus mempunyai suatu maksud atau misi, misalnya :
• Misi dunia usaha memproduksi dan mendistribusikan barang dan jasa.
• Misi departemen pekerjaan umum antara lain, mendesain, membangun dan mengoperasikan sistem jalan raya.
2. Sasaran (Objective) atau Tujuan (Goal)
Sasaran atau tujuan merupakan akhir yang harus dituju oleh setiap aktivitas, sasaran dan tujuan itu tidak hanya menggambarkan titik akhir dari perencanaan, tetapi titik ke arah mana organizing, staffing, dan leading serta controlling telah ditunjukan. Meskipun organisasi perusahaan telah menetapkan rencana pokok, namun departemen - departemen (bagian dari perusahaan) biasanya memiliki pula sasaran - sasaran yang disubordinasikan untuk tercapainya tujuan tujuan pokok tadi. Mengingat begitu pentingnya suatu aktivitas mempunyai sasaran yang pasti, maka apra teoris dan praktisi manajemen, memperkenalkan dan mengembangkan suatu konsep yang disebut MBO (Management By Objectives). Adapaun Definis MBO adalah : "sistem manajerial yang komprehensif yang memadukan banyak aktivitas manajerial yang penting secara sistematis, yang secara sadar diarahkan untuk mencapai sasaran organisasi dan idividual secara efektif dan efesien" Dengan kalimat sederhana dapat diungkapkan bahwa MBO adalah upaya pengelolaan yang diarahkand dan ditujukan /difokuskan terhadap tercapainya sasaran / objektivf. Oleh sebab itu sasaran harus ditentukan secara jelas, tegas dan pasti. Biasanya sasaran menunjukan :
• Kuantitas (berapa banyak)
• Kualitas (bagaimana baiknya atau ciri - ciri khususnya)
• Waktu (kapan, berapa lama)
• Biaya (Berapa biayanya)
• Kalau sasaran - sasaran bersifat kualitatif, masihkah bisa diwujudkan
• prioritas sasaran - sasaran.
Jika setiap orang dalam berbagai bagian organisasi perusahaan dan berbagai tingkat organisasi perusahaan mengetahui dan memahami secaran jelas dan pasti apa yang menjadi sasaran aktivitasnya maka dapat diharapkan semua karsa, karya, sarana dan dana dapat diarahkan, dijuruskan dan dikendalikan kearah pencapaian tujuan.
• Dengan MBO, minimal dapat dipetik empat manfaat yaitu pengelolaan akan lebih baik, memperjelas peran - peran bagian dalam organisasi, menimbulkan tanggung jawab peribadi para manajer dan pelaksana, mengembangkan pengendalian yang efektif.
• Patut diketahui bahwa untuk meningkatkan prestasi pribadi pekerja dan untuk memberi motivasi, ada beberapa teknik, yaitu : ientif, keikutsertaan, penghargaan otonomi, keteladanan, dsb. Adapun MBO merupakan suatu sistem yang juga dapat memberi motivasi dan meningkatkan prestasi pribadi.


3. Strategi (Strategy)
Strategi ditetapkan untuk mencerminkan konsep operasi perusahaan secara menyeluruh dalam artian yang luas, didalamnya mengisyaratkan sasaran - sasaran penglokasian sumber daya untuk mencapai sasaran dan kebijakan utama yang harus diikuti dalam menggunakan sumber daya tersebut.
Jadi maksud strategi adalah menentukan dan mengkomunikasikan gambaran mengenai jenis perusahaan yang dibayangkan melalui sistem tujuan dan kebijakan utama sehingga memperlihatkan suatu arah yang terpadu dan menyiratkan suatu penyebaran tekanan dan pergerakan aktivitas serta sumber dayanya. Strategi tidak menguraikan secara rici bagaimana suatu aktivitas mencapai sasarannya, karena hal demikian merupakan tugas dari program - program , Tetapi strategi merupakan kerangka yang berguna untuk membimbing pemikiran dan tindakan perushaan. Jadi strategi merupakan jenis rencana yang berfungsi menganalisa tujuan atau sasaran yang telah di tetapkan.
Oleh karena itu Chanddler mendefinisikan strategi sebagai "Penentuan tujuand an sasaran jangka panjang yang pokok dari suatu perusahaan dan penerimaan (penentuan) arah tindakan, serta alokasi sumber daya yang diperlukatuk mencapai tujuan itu"


4. Kebijakan (Policy)
Kebijakan, juga merupakan rencana dalam arti bahwa hal itu merupakan pernyataan atau pengertian umum yang membimbing dan menyalurkan pemikiran dan tindakan dalam pengambilan keputusan (decision making). Ia mengasumsikan bahwa dalam pengambilan keputusan, terdapat batasan - batasan tertentu yang digariskan oleh policy. Policy (kebijakan) tidak mengharuskan tindakan tertentu, tapi dimaksudkan sebagai pedoman berpikir bagi para manajer dan pelaksana dalam komitmen (keterikatan) mereka dalam mengambil keputusan. Jika di atas dikatakan bahwa kebijakan merupakan pernyataan, maka pernyataan disini dapat berwujud suatu ucapan (tertulis atau tidak tertulis) maupun tindakan atau sikap para manajer. Kebijakan biasanya ada pada semua tingkat organisasi, maka dari kebijakan perusahaan utama, kebijakan departemen - departemen, sampai pada kebijakan - kebijakan derivatif (turunan) yang biasa ditetapkan pada unit - unit terkecil dalam organisasi. Oleh karena itu keanekaragaman kebijakan tidakerhitung banyaknya, yang terpenting kebijakan - kebijakan tersebut terarah dan terkoordinasi untuk mendukung (dan tidak bertentanngan dengan) kebijakan utama organisasi / Perusahaan. Di bawah ini contoh tingkat - tingkat kebijakan yang sekaligus membatasi keputusan - keputusan :
• Kebijakan perusahaan berupa persaingan harga yang agresif (misalnya menurunkan harga) : Ditetapkan oleh Presiden Direktur.
• Kebijakan beru bersaing dengan agresif hanya dalam jenis produk tertentu (misalnya yang tidak bernilai besar) : Ditetapkan oleh Wakil presiden Direktur bidang penjualan
• Kebijakan untuk membatasi manajer penjualan didaerah hanya untuk konsesi (keringanan) harga khusus, tak melebihi 10 %. : Ditetapkan oleh manajer Penjualan regional (wilayah).
5. Prosedur (Procedure)
Prosedur merupakan rencana kerja juga, karena menentukan suatu cara kerja yang baku untuk menangani aktivitas - aktivitas tertentu dikemudian hari. Prosedur itu benar - benar merupakan pedoman - pedoman bagi tindakan - tindakan dan bukan garis pemikiran, dan prosedur merinci cara yang tepat untuk menangani aktivitas tertentu. Intisarinya adalah rentetan kronologis (berurutan menurut waktu) dari tindakan - tindakan yang disyaratkan.
Sebagaimana jenis - jenis rencana lainnya maka prosedurpun mempunyai hierarki menurut tingkat pentingnya keperluan dan keadaan.
Misalnya dalam suatu perusahaan uraian tentang prosedur - prosedur dimuat dalam : praktek standar perusahaan, umumnya praktek standar devisi, prakterk standar devartemen - departemen tertentu, cabang, seksi, unit.
Prosedur seringkali memotong garis - garis departemen (melibatkan berbagai departemen). Misalnya untuk mengurusi pesanan barang pasti akan meliputi departemen penjualan, departemen keuangan, departemen akuntansi, departemen produksi, dan departemen transportasi.


6. Peraturan (Rule)
Peraturan merupakan jenis rencana yang paling sederhana yang memerlukan tindakan yang telah dipilih diantara berbagai alternatif yang menuntut tindakan yang definitif serta khas, untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu, dengan memperhatikan suatu keadaan tertentu.
Peraturan tidak mengizinkan penyimpangan dari arah tindakan yang telah ditentukan, dan tidak boleh mencampuri prosedur.
Sebenarnya peraturan berhubungan dengan prosedur, dan prosedur bisa dianggap sebagai urutan peraturan. Tetapi suatu peraturan bisa atau tidak bisa menjadi bagian dariprosedur. Misalnya "dilarang merokok" adalah peraturan yang bukan bagian dari prosedur manapun.
Juga peraturan harus dibedakan dari kebijakan. Kebijakan ialah untuk membimbing pemikiran dalam pengambilan keputusan, dengan demikian memberi keleluasaan. Meskipun peraturan berguna sebagai prosedur, peraturan tidak mengizinkan adanya keleluasaan dalam penerapannya.
Pokoknya peraturan dan prosedur didesain untuk membatasi pemikiran dan membatasi yang tidak terarah.


7. Program (Program)
Progrgam merupakan rangkaian bulat dari tujuan, kebijakan, prosedur, peraturan, pemberian tugas, langkah - langkah yang harus diambil, sumber - suber daya yang harus dimanfaatkan dan unsur - unsur lain yang diperlukan untuk menentukan dan melaksanakan suatu arah tindakan. Program biasanya didukung oleh modal dan anggaran operasi yang diperlukan. Suatu program pokok biasanya dijabarkan lagi dalam program - program turunan dari berbagai bidang kegiatan, yang satu dengan yang lainnya saling berkaitan.
Program ini dan program - program turunannya harus dikaji dan diefektifkan dengan disertai koordinasi dan pengaturan waktu yang akurat. Karena kegagalan setiap bagian dari jaringan yang terdiri dari rencana - rencana turunan, berarti gangguan bagi program utama.


8. Anggaran (Budget)
Anggaran sebagai suatu rencana adalah laporan mengenai hasil yang diharapkan yang dinyatakan dengan angka - angka. Hal itu bisa disebut sebagai program yang diangkakan. Anggaran tersebut bisa dinyatakan baik dengan istilah - istilah keuangan maupun istilah - istilah jam kerja, satuan - satuan produk, jam - jam mesin, atau istilah - istilah lain yang dapat diukur dengan angka.
Penetapan anggaran merupakan perencanaan secara jelas, yang memaksa perusahaan untuk membuat lebih dahulu untuk jangka seminggu, sebulan, setahun, lima tahun, dst. Suatu susunan angka - angka dari arus kas, pengeluaran dan pendapatan, pembiayaan, modal, pemanfaatan jam kerja manusia dan mesin, dsb.
Anggaran berfungsi pula sebagai sarana dan standar pengendalian yang baik, karena digambarkan dalam angka - angka yang mencerminkan rencana.


6. Langkah - langkah dalam perencanaan
Planning / Perencanaan / kegiatan menyusun dan menetapkan rencana mencakup langkah - langkah sbb :


1. Menyadari adanya peluang
Kesadaran akan suatu kesempatan atau peluang adalah titik awal yang sebenarnya dalam perencanaan. Hal itu meliputi suatu pandangan pendahuluan tentang adanya kemungkinan peluang yang menguntungkan yang akan diraih.


2. Menentukan Sasaran
Sasaran yang ditetapkan bagi seluruh perusahaan dan bagi setiap unit bawahannya yang meliputi jaringan strategi, kebijakan, prosedur, peraturan, progra dan anggaran.


3. Menentukan Premis
Langkah ketiga adalah menentukan premis, yaitu ramalan yang berisi asumsi - asumsi tentang situasi atau lingkungan yang akan dihadapi dan diharapkan pada saat rencana dilaksanakan. Lingkungan tersebut baik lingkungan internal maupun lingkungan eksternal perusahaan. Jika premis - presmis perusahaan diasumsikan secara akurat serta dipahami dan diresapi oleh perencana, maka perencanaan tersebut akan terkondusikan dengan baik.


4. Menentukan arah tindakan alternatif
Langkah keempat adalah menentukan arah tindakan alternatif (pikiran - pikiran), yang dimulai dengan mencari dan memeriksa alternatif - alternatif yang mungkin ditempuh, kemudian menyeleksi dan mengurangi alternatif - alternatif itu, sehingga aternatif yang memberi harapanlah yang kemudian dianalisis.


5. Mengevaluasi arah tindakan alternatif
Setelah menemukan alternatif yang paling meberi harapan yang baik, langkah kelima ialah mengevaluasi arah tindakan itu dengan menimbang berbagai faktor dari sudut premis - premis yang telah diramalkan, dari sudut tercapainya sasaran / tujuan.


6. Memilih satu arah tindakan
Langkah keenam yaitu memili arah tindakan, adalah titik dimana suatu rencana diterima, titik sesungguhnya mengenai pengambilan keputusan. Kadang - kadang analisis dan evaluasi akan menampilkan atau menganjurkan lebih dari satu arah tindakan, lalu manajer bisa mengambil keputusan untuk mengikuti beberapa arah tindakan.


7. Merumuskan rencana turunan (deviratif)
Langkah ketujuh adalah merumuskan rencana turunan, Setelah rencana ditetapkan, hal itu biasanya merupakan rencana pokok yang bersifat menyeluruh, oleh sebab itu harus disusul dengan rencana turunan yang merupakan pengembangan sesuai dengan urgensi tiap - tiap bidang atau divisi, dengan maksud mendukung rencana pokok tadi.


8. Mengurutkan rencana berdasarkan anggaran
Setelah keputusan - keputusan diambil dan rencana - rencana ditentukan langkah terkhir ialah memberi nomor kepada rencana - rencana itu dengan merubah rencana - rencana itu menjadi anggaran (budget).
Anggaran keseluruhan suatu perusahaan menunjukan keseluruhan jumlah pendapatan dan pengeluaran . Setiap departemen atau program suatu perusahaan masing - masing mempunyai alokasi anggaran sendiri. Kalau dilakukan dengan baik. Anggaran menjadi sarana untuk mengumpulkan berbagai rencana dan standar yang penting terhadap dimana proses perencanaan dapat diukur.


7. Sebab - sebab perencanaan Menjadi tidak Efektif
1. Tidak adanya komitmen (tanggung jawab / rasa keterikatan) terhadap perencanaan dari pihak manajer sampai pelaksana paling bawah.
2. Mencampur adukan (tidak membedakan) antara studi perencanaan dengan perencanaan (proses pembuatan rencana).
3. Kegiatan untuk mengembangkan dan melaksanakan strategi yang tepat.
4. Tidak ada tujuan atau sasaran yang jelas.
5. Kecenderungan untuk meremehkan premis - premis perencanaan (ramalan atau perkiraan tentang situasi atau lingkaran dimana perencanaan dilaksanakan).
6. Kegagalan untuk melihat ruang lingkup rencana, sehingga tidak mampu membedakan antara missi, sasaran, strategi, kebijakan, dst.
7. Kegagalan untuk melihat dan menilai perencanaan sebagai proses rasional.
8. Terlalu banyak mengandalkan pengalaman
9. Kurangnya dukungan dari manajemen puncak
10. Kurangnya delegasi kekuasaan/pelimpahan wewenang yang jelas.
11. Tidak adanya pengendalian dan informasi yang layak.
12. Penolakan terhadap perubahan.


8. Hambatan - hambatan dalam perencanaan
1. Kesukaran merumuskan premis - premis yang akurat.
2. Masalah perubahan yang cepat.
3. Kelakuan internal, baik kelakuan psikologis, kelakuan prosedur, anggaran, dsb.
4. Kelakuan eksternal, baik yang berasal dari faktor politis, faktor ekonomis, maupun faktor sosial (antara lain faktor serikat buruh), serta faktor teknologi.


9. Iklim yang baik untuk perencanaan yang efektif
1. Perencanaan harus dibuat dan bukan usaha kebetulan.
2. Perencanaan harus dimulai dari tingkat puncak.
3. Perencanaan harus diorganisasikan.
4. Perencanaan harus jelas dan pasti.
5. Tujuan, Premis, Strategi dan kebijakan harus dikomunikasikan secara jelas.
6. Para manajer harus berpartisipasi dalam perencanaan.
7. Perencanaan harus disadari kesadaran dan penerimaan akan perubahan.


10. Prinsip - prinsip perencanaan
Prinsip - prinsip yang mengenai tujuan dan sipat perencanaan :
1. Prinsip memberi sumbangan kepada tujuan - tujuan.
2. Prinsip keunggulan perencanaan (merupakan fungsi manajemen yang pertama).
3. Prinsip efisiensi rencana.

Prinsip - Prinsip yang mengenai struktur - struktur rencana :
1. Prinsip premis perencanaan.
2. Prinsip strategi dan kerangka kebijakan (jelas dan dapat dimengerti).

Prinsip - prinsip yang mengenai proses perencanaan :
1. Prinsip faktor pembatasan (dalam menentukan alternatif - alternatif dalam pengambilan keputusan).
2. Prinsip komitmen.
3. Prinsip Fleksibilitas.
4. Prinsip perubahan navigasi (mengevaluasi kembali arah perencanaan).

Tweet

Subscribe to receive free email updates: