Syarat - Syarat controlling yang efektif

Untuk mendapatkan kepastian bahwa kegiatan - kegiatan dalam organisasi  atau perusahaan berjalan sesuai dengan rencana maka langkah - langkah pengendalian / pengawan harus bersifat efektif, untuk itu perlu dipenuhi beberapa syarat, yaitu :

a. Pengendalian atau pengawasan harus disesuaikan dengan perencanaan dan kedudukan dalam organisasi.

Semua langkah pengendalian / pengawasan harus didesain untuk mencerminkan perencanaan yang menjadi acuannya. Tiap tiap rencana serta tahap kegiatannya mempunya ciri - ciri yang spesifik, manajer perlu mengetahi perkembangan pelaksanaan rencana yang menjadi tanggung jawabnya.
Informasi tentang pelaksanaan rencana produksi, rencana pemasaran, rencana biaya dan sebagainya, tentu saja berbeda, maka ruang lingkup kegiatan pengendalian pun akan berbeda.

Demikian pula posisi manajer dan karyawan dalam struktur organisasi menentukan mewenang dan tanggungjawab mengenai pengendalian, setiap pejabat akan melakukan aktivitas pengendalian sesuai dengan batas - batas wewenang dan tangggung jawabnya.

b. Pengendalian atau pengawasan harus disesuaikan dengan kepribadian manajernya.

Dalam rangka proses pengendalian atau pengawasan, seorang manajer akan menentukan kebijakan dan strategi sesuai dengan sistem pengendalian atau pengawasan yang telah ditetapkan. hal ini harus didukung oleh informasi - informasi yang faktual. Tetapi kepribadian dan pemahaman setiap manajer berbeda. Oleh karenanya maka teknik dan rumusan laporan informasi yang disampaikan kepada manajer harus benar - benar sesuai dengan pemahaman dan kehendak dari manajer, Jika tidak demikian, dikhawatirkan fungsi pengendalian atau pengawasan tidak akan mencapai sasarannya. Dilain pihak seyogianya seorang manajer harus berusaha meningkatkan kemampuan dan pemahamannya supaya dapat mencerna dan mengelola secara baik infromasi - informasi yang dilaporkan kepadanya.

c. Pengendalian atau pengawasan hendaknya berpegang pada prinsip kekecualian.

Fungsi Pengendalian / pengawasan dibantu oleh tindakan memusatkan perhatian pada kekecualian kekecualian atau penyimpangan - penyimpangan yang luar biasa dari standar yang diharapkan. Hanya kasus - kasus tertentu yang memerlukan tindakan koreksi.

Berbagai macam aktivitas yang sulit dihitung banyaknya pada suatu organisasi atau perusahaan tidak memungkinkan terawasinya setiap aktivitas. Banyak waktu dan energi dapat dihemat dengan melaksanakan pengendalian / pengawasan dengan memprioritaskan perhatian pada titik - titik pokok saja yang dianggap kritis.

d. Pengendalian / Pengawasan harus bersifat objektif

Pada hakikatnya standar merupakan ukuran - ukuran yang bersifat objektif, tetapi dalam praktek evaluasi, bisa terjadi penerapan yang dipengaruhi perkembangan pertimbangan - pertimbangan subjektif, dengan kata lain penilaian ditentukan oleh faktor pribadi manajer maupun bawahan. Jika Pengendalian / pengawasan bersifat subjektif maka hasilnya tidak akan akurat, dan lebih lanjut dapat menggagalkan segala upaya mencapai tujuan.

e. Pengendalian atau pengawasan harus bersifat Fleksibel.

Kondisi internal organisasi dan kondisi lingkungan selalu bergerak dinamis oleh karena itu selalu terjadi perubahan yang perlu diantisipasi oleh manajer maupun oleh bawahan, tidak mustahil terjadi perubahan - perubahan atau koreksi terhadap fungsi - fungsi manajemen, terutama dalam fungsi perencanaan. Maka tanpa harus meninggalkan ukuran objektif dari standar, pengendalian / pengawasanpun harus disesuaikan dengan perubahan - perubahan tersebut.

f. Sistem pengendalian atau pengawasan harus cocok dengan suasana organisasi.

Masih ada hubungannya dengan keharusan pengendalian / pengawasan yang fleksibel, yaitu perlunya kecocokan antara sistem yang dipakai dengan suasana internal organisasi.
Jika misalnya sistem pengendalian pengawasan yang akan diterapkan bersifat ketat sedangkan sebelumnya terbiasa dengan suasana kebebasan dan partisipasi yang panas, sudah tentu akan terjadi hambatan - hambatan bahkan / perlawanan. Sebaliknya jika bawahan tadinya sedikit sekali diajak berpartisipasi dalam mengambil keputusan, maka sukar sekali untuk menerapkan sistem pengendalian / pengawasan yang lunak dan longgar.

g. Pengendalian atau pengawasan harus ekonomis

Setiap aktivitas dalam organanisasi / perusahaan sudah tentu perlu didukung oleh biaya. Besarnya biaya ini bersifat relatif tergantung berbagai faktor, antara lain ditentukan oleh besar kecilnya organisasi / perusahaan. Tetapi pasti ada prinsip yang sama yaitu bahwa untuk mencapai hasil yang optimal hendaknya dilaksanakan dengan biaya seminimal mungkin.
Selain tergantungnya kepada besar kecilnya perusahaan, biaya operasional pengendalian / pengawasan tergantung pula kepada kompleksitas kasus, intensitas kegiatan dan kemampuan manajer untuk mendeteksi titik - titik pokok yang dianggap kritis, sesuai dengan prinsip kekecualian.

h. Pengendalian atau pengawasan harus menghasilkan tindakan korektif

Sistem pengendalian atau pengawasan yang efektif dan efisien akan menemukan penyimpangan - penyimpangan dan kesalahan - kesalahan serta menentukan siapa yang harus bertanggung jawab, yang kemudian ditindak lanjuti dengan langkah - langkah perbaikan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan secara komperhensif perbaikan perbaikan ini dilakukan melalui re-evaluasi fungsi manajemen yakni perencanaan, pengorganisasian, pengisian jabatan dan kepemimpinan.

Tweet

Subscribe to receive free email updates: