Fungsi Controlling

Dilihat dari berbagai aspek :

a. Tujuan pengendalian atau pengawasan

Menciptakan kondisi tertib dinamis dan harmonis dalam penyelengaraan manajemen yang memastikan bahwa rencana berhasil dengan menemukan penyimpangan - penyimpangan dari rencana dan memberikan suatu dasar untuk pengambilan tindakan untuk memperbaiki penyimpangan penyimpangan.

b. Sasaran pengendalian atau pengawasan

Memperbaiki ketidaksesuaian, penyimpangan, agar tidak terjadi hal - hal yang mengakibatkan perbedaan anatara rencana dengan hasil yang dicapai.

c. Prinsip - prinsip pengendalian atau pengawasan.

1. Prinsip pengendalian langsung dimasa yang akan datang

Untuk mengantisipasi keterlambatan dalam sistem pengendalian maka prinsip pengendalian tidak hanya berdasar kepada informasi umpan balik ( feed back ) tetapi juga berdasar informasi umpan muka ( feed forward )

Umpan muka dapat memberitahukan kepada kita untuk pada waku yang tepat mengambil tindakan koreksi dan bahwa akan terjadis sesuatu, apabila sekarang tidak diambil tindakan karena masalalu tidak dapat diubah, pengendalian efektif hendaknya ditujukan untuk mencegah terjadinya pengyimpangan dari rencana, baik sekarang maupun dimasa depan.

2. Prinsip Pertanggungjawaban.

Tanggung jawab dalam pelaksanaan perencanaan, terutama terletak pada manajer, sesuai dengan hierarki organisasi dimana terjadi proses pendelegasian wewenang ( delegation of authority ) maka proses pengendalianpun dilaksanakan oleh tiap - tiap manajer sesuai dengan tingkatannya. Begitu pula mengenai tanggung jawab setiap manajer dibebani tanggung jawab sesuai dengan tingkat dan ruang lingkup kewenangannya.

3. Prinsip Efisiensi

Setiap aktivitas manusia dalam mencapai tujuan sudah pasti harus di dukukung oleh biaya, begitu pula halnya dalam proses pengendalian. pengendalian dapat dikatakan efektif dan efisien jika dapat menemukan kelemahan - kelemahan dan penyimpangan - penyimpangan serta tindakan koreksi dengan hasil optimal dan penggunaan biaya sesuai standar yang ditentukan.

4. Prinsip pengendalian tidak langsung.

Pada dasarnya pengendalian dilakukan karena kenyataannya manusia cenderung membuat kesalahan dan sering tidak responsip terhadap masalah - masalah yang seharusnya diatasi dengan perbaikan - perbaikan. Hal demikian dapat diwaspadai dan dapat dicegah dengan adanya manajer yang berkualitas.
Manajer yang cerdas, cakap dan kreatif akan mampu melihat secara dini kemungkinan kemungkinan penyimpangan yang terjadi dan akan melakukan tindakan koreksi secara tepat waktu dan tepat sasaran. Dengan demikian jika para manajer memiliki kualitas tinggi, dapat disebut sebagai pengendalian tidak langsung.

5. Prinsip pencerminan rencana


Tugas pengendalian adalah menjamin bahwa rencana dilaksanakan sebagaimana yang dikehendaki. Oleh sebab itu dengan adanya rencana yang jelas, faktual, komplit dan terpadu serta aktivitas pengendalian yang diupayakan untuk semaksimal mungkin mencerminkan rencana yang telah ditentukan, dapat diharapkan hasil pengendalian bersifat epektif dan efisien.

6. Prinsip kelayakan organisasi.

Fungsi Pengendalian akan memberi kontribusi optimal untuk menemukan penyimpangan - penyimpangan dan tindakan - tindakan koreksi serta perbaikan, jika terdapat struktur organisasi yang jelas, Lengkap dan terpadu, karena aktivitas pengendalian akan mengikuti garis wewenang, tanggung jawab dan pembagian kerja yang tergambar dalam struktur Organisasi

7. Prinsip kekhususan

Paara manajer melakukan fungsi pengendalian berpedoman kepada informasi yang didapatnya serta metoda pengendalian yang bersifat umum. Tetapi untuk mendapatkan hasil yang optimal, hendaknya mempertimbangkan berbagai kekhususan, seperti posisi dan peran manajer dalam struktur organisasi, kpribadian serta jenis kemampuan dan tingkat pemahaman para manajer.

8. Prinsip Standar

Pengendalian akan epektif dan efisien jika telah ditentukan standar - standar yang objektif, akurat dan relevan.
Jika standar - standar yang ada jauh dari hal - hal yang bersifat subjektif, sesuai dengan rencana yang telah disusun dan ditetapkan terlebih dahulu dan standar tersebut benar - benar erat kaitannya dengan masalah - masalah atau kegiatan yang menjadi objek pengendalian maka penyimpangan - penyimpangan yang terjadi akan relatif lebih mudah mengoreksi dan memperbaikinya.

9. Prinsip titik kritis

Tidak semua aktivitas dalam organisasi / perusahaan dapat dipantau secara detail dan rinci. Pengendalian yang efektif perlu memusatkan perhatian terhadap titik - titik kritis dimana kelemahan dan penyimpangan kemungkinan banyak terjadi. Dengan demikian para manajer dapat membuat skala prioritas manajemen kegiatan inspeksi, koreksi dan perbaikan, supaya hasil aktivitas pengendalian benar - benar sesuai dengan rencana.

10. Prinsip Kekecualian

Dalam Aktivitas Pengendalian seyogianya para manajer memusatkan perhatian dan tindakan pada hal - hal yang menjadi kekecualian. Prinsip ini menekankan bahwa para manajer seharusnya hanya mengawasi penyimpangan - penyimpangan yang penting saja, yaitu situasi - situasi yang betul - betul baik atau betul - betul jelek. Prinsip kekecualian ini berhubungan erat dengan prinsip titik kritis.

11. Prinsip Keluwesan

Perencaan merupakan fungsi awal dalam rangkaian proses pencapaian tujuan manajemen. Perencanaan memutuskan atau menetapkan tujuan dan sasaran - sasaran organisasi atau perusahaan dan fungsi - fungsi manajemen berikutnya mengacu dan berpedoman kepada rencana - rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Oleh karena itu pengendalian atau pengawasanpun termasuk penetapan standar - standar harus mengacu dan berpedoman kepada perencanaan. Lajim dikatakan bahwa perencanaan yang baik merupakan langkah awal bagi pengendalian atau pengawasan yang efektif.
Tetapi tidak jarang perencanaan mengandung kelemahan atau perlu adanya perubahan - perubahan. Selain itu salah satu sifat perencanaan yang baik adalah luwes, supel atau fleksibel.
Oleh karena itu pengendalian atau pengawasanpun harus bersifat luwes pula, artinya tidak boleh kaku karena harus disesuaikan dengan perubahan - perubahan rencana dan perubahan peubahan situasi dan kondisi organisasi atau perusahaan.

12. Prisip Tindakan.

Jika aktivitas pengendalian hanya sampai kepada tahap menemukan kelemahan - kelemahan dan penyimpangan - penyimpangan saja, maka aktivitas tersebut akan mubazir dan tidak akan bermanfaat bagi kelangsungan dan kemajuan organisasi / perusahaan. Oleh karenanya tidak lanjut yang utama dalam proses pengendalian / pengawasan adalah dengan dilakukanya tindakan - tindakan perbaikan.

Tindakan tersebut dapat berupa perubahan dan perbaikan rencana, melakukan reorganisasi, perubahan posisi jabatan, meningkatkan pelatihan manajer dan karyawan, mengevaluasi gaya kepemimpinan, meningkatkan disiplin dan cara memotivasi serta berbagai macam tindakan lainnya.

Tweet

Subscribe to receive free email updates: